Всё, что нужно знать ритейлеру про онлайн-кассы

Rusbase
Всё, что нужно знать ритейлеру про онлайн-кассы

Что происходит?

Из-за того, что переход к новым правилам ФЗ-54 был поэтапный, многие думали, что закон отменят или хотя бы перенесут. Однако правительство было более чем серьёзно в своих намерениях. В соответствии с законом 54-ФЗ, с 1 июля 2017 все пользователи контрольно-кассовой техники обязаны использовать онлайн-кассы и передавать фискальные данные в режиме реального времени в налоговые органы через оператора фискальных данных.

По новым правилам с 1 июля 2017 года будут работать те, кто:

  • Уже применяет ККТ;

  • Продаёт акцизные товары;

  • Предоставляет услуги населению.

С 1 июля 2018 года на новые правила перейдут и предприниматели на ЕНВД и ПСН, а также компании, торгующие через вендинговые автоматы и платёжные терминалы, и индивидуальные предприниматели, ранее не использовавшие ККТ. Но если вы ещё не работали с новыми ККТ, не продаёте акцизные товары или не предоставляете услуги населению — у вас есть ещё год и можно выдохнуть. Тем не менее, менять кассу всё равно придётся. 

Что это значит?

Это значит, что старые кассовые аппараты канули в лету и digital прокрался даже в ларёк с шавермой. И все, кто так или иначе занимается торговлей, обязаны следовать новым правилам.

Наталья Талдыкина

Директор по развитию корпоративного бизнеса «Мегафон»

С 1 июля 2017 года можно использовать кассовые аппараты нового образца или модернизировать старые. Все они должны сохранять и передавать данные о каждой продаже в ОФД. Вместо электронной защищённой ленты теперь должен использоваться фискальный накопитель. У всех кассовых аппаратов должна быть возможность подключаться к интернету.

54-ФЗ нужен для того, чтобы сделать торговлю более прозрачной. Фиксальные органы уменьшат документооборот и снизят нагрузку, а система контроля станет современной, что выгодно покупателям, так как чек, который отправили по электронной почте, не потеряется, как бумажный.

Что такое онлайн-кассы?

Онлайн-касса — кассовый аппарат, который печатает GR-коды и ссылки на чеках, может отправлять электронные копии этих чеков в ОФД и покупателем. Также онлайн-касса должна иметь встроенный фиксальный накопитель и свободно взаимодействовать с аккредитованными ОФД.

Николай Жмуренко
Директор оператора фискальных данных OFD.RU

Онлайн-кассы позволяют через личный кабинет на стороне оператора фискальных данных оперативно получать информацию о продажах. Это особенно актуально для малого бизнеса, который зачастую не имеет никакого специального ПО для учёта данных о продажах, а записи делает чуть ли не в блокноте.

Согласно 54-ФЗ, расчёты с клиентами придётся вести следующим образом:

  • Делать расчёты через онлайн-кассы, которые оборудованы фиксальным накопителем;

  • Все данные о расчётах нужно передавать в ФНС через оператора фиксальных данных;

  • В чеке теперь нужно указывать гораздо больше реквизитов, чем раньше.

Требований к новой контрольно-кассовой технике много. Новые ККТ должны:

  • Быть подключены к интернету для передачи фиксальных данных в ОФД;

  • Работать с фиксальным накопителем;

  • Печатать QR-коды, которые содержат информацию о чеках;

  • Уметь отправлять электронные чеки в SMS или по электронной почте своим клиентам;

  • Поддерживать печать расширенного перечня обязательных атрибутов чека.

Главное отличие новых касс от старых состоит в том, что все данные о продажах будут храниться не на электронной контрольной ленте, а на фискальном накопителе.

Алексей Прыгин
Заместитель генерального директора МаксиПост

От ОФД фискальный накопитель получает квитанцию, подписанную фискальным признаком, и сохраняет данные чека. Ритейлеры будут обязаны передавать все сведения о пробитых чеках через оператора в режиме реального времени. Для этого им нужно будет заключать договор с оператором фискальных данных.

Старые кассы можно модернизировать, если заменить ЭКЛЗ на ФН. Однако в таком случае никакой пользы сам бизнес не получит. Плюсы начинаются, когда бизнес выбирает новую кассу из реестра ФНС, считает Максим Опилкин, директор по развитию GROTEM. По его словам, предприниматель фактически получает «железо», на которое можно накручивать полезный функционал. Специально под 54-ФЗ созданы десятки программных продуктов, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы, вести аналитику. То, что раньше стоило десятки и сотни тысяч, можно получить за 1 000 рублей в месяц.

Максим Опилкин
Директор по развитию GROTEM

Конечно, на каждую новую кассу надо будет потратить 30 000—50 000 рублей, но эти расходы можно рассматривать как инвестиции в развитие бизнеса. Они быстро отобьются. Благодаря 54-ФЗ с налоговой станет проще взаимодействовать. Будет меньше «офлайновых» проверок. Можно зарегистрировать кассу в личном кабинете ФНС, а не являться с кассой под мышкой в свою налоговую, не тратить на это часы.

Кому нужны онлайн-кассы и зачем?

ФЗ-54 должен упростить коммуникацию между бизнесом и государством, а также минимизировать административные издержки. Например, чтобы поставить кассу на учёт, больше не нужно идти в налоговую инспекцию. Выездные проверки будут происходить реже, а налоговые расчёты будут автоматизированы.

Речь не только про офлайн-продажи товаров, услуг и работ, закон также распространяется на интернет-бизнес. Даже интернет-кинотеатры и сервисы, которые продают доступ к контенту или софт, обязаны начать использовать онлайн-кассы — Николай Жмуренко, директор оператора фискальных данных OFD.RU.

Нововведение затронет всех. И тех, кто работает офлайн, и тех, кто онлайн. Курьерскую службу тоже придётся снабдить новыми кассовыми аппаратами. Налоговой это нужно в первую очередь для того, чтобы контролировать все кассовые операции и чтобы ни одна покупка не смогла пройти мимо кассы.

Задумка в целом хорошая — обелить рынок. Но все зависит от того, насколько будет соблюдаться законодательство в целом и будут ли у малого бизнеса достаточно весомые мотивы выходить из тени — Алексей Прыгин, заместитель генерального директора МаксиПост.

Что меняет онлайн-касса и сколько это стоит?

Новые кассовые аппараты нужно обслуживать, а ответственность за исправность своей кассы несёт сам предприниматель. Теперь бизнесу не нужно регулярно выплачивать деньги центрам технического обслуживания, но нести издержки по ремонту касс всё равно придётся.

Кассовый аппарат, конечно, можно подключить к сервис-центру, но теперь это происходит только по желанию предпринимателя. Также ежегодно придётся заменять фиксальный накопитель, потому что срок его годности — 13 месяцев. Но компании, работающие на льготных условиях, могут менять его раз в три года. В январе накопителей на 36 месяцев работы ещё не было, в продаже они появились относительно недавно.

Наталья Талдыкина
Директор по развитию корпоративного бизнеса  «Мегафон»

Переоснащать парк контрольно-кассовой техники предпринимателям приходится за собственный счёт. Точную стоимость переоснащения парка определить сложно, так как она напрямую зависит от количества и конкретных моделей касс, которые планируется закупать.

В общем и целом, цены на новую и прошлогоднюю технику сопоставимы. Кроме того, производители предлагают рынку комплекты для модернизации старой техники, что дешевле, чем покупка новой. Обновление старой кассы обходится примерно в 15 тысяч рублей в зависимости от даты производства. То есть изменения по кассовым аппаратам с 2017 года, в теории, не должны сильно ударить по карману даже мелких предпринимателей.

Сами операторы фиксальных данных будут передавать всю информацию в ФНС, предварительно собрав и обработав данные с касс. Кассы должны быть подключенны к оператору фиксальных данных, а ОФД обязан хранить всю информацию о транзакциях на протяжении 5 лет.

Максим Ларькин
Директор по развитию бизнеса Первого ОФД

По сути, это пошаговый переход к цифровому обществу с минимизацией бюрократических издержек. Из приятных бонусов можно отметить то, что мы предоставляем возможности для расширенной аналитики и автоматизации бизнеса.

Таким образом, новый порядок работы для государства – это возможность формировать полезные и достоверные статистические данные в различных разрезах с глубиной анализа до 5 лет. Для бизнеса – возможность выстраивать успешный бизнес, используя требования законодательства как трамплин для роста и развития. Для покупателя – возможность получения электронного чека, гарантированное соблюдение прав потребителя.

Онлайн-кассы автоматизируют ведение товарного учёта. Чтобы выводить в чек наименования, нужна система, которая передаёт справочник товаров на кассу. Принять такой справочник могут лишь новые онлайн-кассы, поэтому автономные и устаревшие уйдут в прошлое.

Алексей Прыгин
Заместитель генерального директора МаксиПост

Если ритейлер решит перевести свой товарный учёт из Excel в нормальную программу, ему не нужно будет приобретать, устанавливать и настраивать дополнительное ПО, у него все уже есть в кассовом терминале.

Кто-то захочет использовать решение как CRM систему и создать собственную систему бонусов, скидок и специальных предложений, а кто-то – развернуть сайт и начать онлайн-продажи. Другими словами, малый и средний бизнес получает возможности для запуска новых каналов продаж, а заодно и увеличивает их доходы.

Точно ли мне нужна онлайн-касса?

Да, со временем она нужна будет всем. В официальном реестре можно посмотреть модели от разных производителей. Большинство операторов фиксальных данных уже получили лицензии и работают. Корпоративным же клиентам покупать кассы нового образца совсем не обязательно, если можно модернизировать старую технику. 

Индивидуальные предприниматели на УСН, ЕСН, ПСН и ЕНВД могут не передавать дополнительные реквизиты чека до 01.02.2021 (за исключением продавцов подакцизных товаров). Исключения (те, кто может работать без ККТ) – предприниматели, продающие газеты и мороженое в киосках, предприниматели на ярмарках, розничных рынках, предприниматели, осуществляющие ремонт обуви.

Также освобождены от применения контрольно-кассовой техники по новому порядку компании и предприниматели, осуществляющие деятельность в деревнях и иных сельских поселениях с населением до 10 тысяч человек – Максим Ларькин, директор по развитию бизнеса Первого ОФД.

Как перейти на онлайн-кассы?

  1. Заключить договор с ОФД на передачу данных.
  2. Уточнить у производителя кассы, можно ли её прокачать.
  3. Если можно — прокачать.
  4. Если нет, купить новую ККТ со встроенным фиксальным накопителем.
  5. Зарегистрировать кассу в ФНС не выходя из дома.
  6. Подключить кассу к оператору фиксальных данных.
  7. Готово, вы восхитительны!

Рынок онлайн-касс — какой он?

Рынок онлайн-касс появился совсем недавно, но уже на взлёте. Причина — требования ФЗ-54 и развитие облачных технологий. Но интересен он ещё и тем, что изменения затронут и другие индустрии, говорит Алексей Соловьёв, управляющий директор iTech Capital.

Алексей Соловьёв
Управляющий директор iTech Capital

Тому, что рынок онлайн-касс находится на взлёте, способствует множество факторов. Во-первых, это новые требования, которые обязывают всю розницу сменить кассовые аппараты. Во-вторых, рост малого и среднего бизнеса. В-третьих — небольшое количество игроков на рынке.

В перспективе рынок онлайн-касс будет влиять не только на ритейл, но и на экономику других индустрий. Например государство получит новый источник данных для анализа структуры потребления товаров, а банки смогут продавать свои дополнительные сервисы и расширять кредитный портфель за счёт малого бизнеса.

Это настоящая революция в маркетинге. Цифры говорят сами за себя: по оценкам экспертов, это порядка 3,5 млн. единиц, из которых 2,5 млн. приходится на МСБ и составляет сумму в $1 млрд.

Сейчас рынок состоит из тех, кто производит онлайн-кассы и поставляет их, операторов фиксальных данных, производителей фиксальных накопителей и банков, которые занимаются интеграцией решений и предлагают их уже своим клиентам. Также появились сервисы, где можно арендовать онлайн-кассу.

Сегодня на рынке всего 10 операторов фиксальных данных. Это ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии», АО «Энергетические системы и коммуникации», ООО «Такском», ООО «Эвотор ОФД», ООО «Ярус», ООО «Яндекс.ОФД», ЗАО «КАЛУГА АСТРАЛ», ООО «Компания «Тензор», ООО «Электронный экспресс» и ООО «КОРУС Консалтинг СНГ». Основные производители ККТ — «Атол», «Штрих-М» и «Эвотор». Свои услуги предпринимателям предлагают также компании Мерката, Касби, Альфа Банк, Дримкасс, I-Retail, 1-С БИТ, Штрих-М.

Что делать, если не успели установить онлайн-кассу?

  1. Заключить договор на поставку фиксального накопителя и онлайн-кассы.
  2. Заключить договор с оператором фиксальных данных.
  3. Поздравляем, вы избежали штрафа!

А если серьёзно, не затягивать. Новый закон выводит работу бизнеса и налоговых органов на новый уровень. Новые правила помогут предпринимателям эффективнее управлять своими продажами и анализировать работу, имея в личном кабинете оператора всю информацию и следить за работоспособностью касс. ФЗ-54 стимулирует появление нового сегмента данных, благодаря которым будут развиваться не только крупные компании, но и малый и средний бизнес.

Материалы по теме:

Исследование рынка DIY от РБК: что важно знать ритейлеру

Как все устроено в Zara, одной из самых популярных в мире вещевых компаний

12 правдинок про работу в ритейле

Восемь глупых ошибок, из-за которых вы теряете клиентов на сайте

Почему в супермаркете мы покупаем немного больше, чем планировали

Раскрываем мошенничество и увеличиваем оборот: как технологии помогают в ритейле